Cada vez más las empresas utilizan el outsourcing (contratación externa o tercerización) para administrar ciertas áreas no criticas de su negocio.

Para que el outsourcing sea exitoso, su empresa deberá identificar las actividades principales que la mantienen competitiva y contratar externamente las restantes. Es fundamental que genere resultados reales y medibles establecidos antes de la contratación.

Por ejemplo British Airway, línea aérea británica, contrata externamente todo su personal de vuelo (pilotos, azafatas, etc.,.), Y puede así centrarse en su área de experiencia fundamental: su relación con el cliente.

Contratación externa de actividades:

Muchas empresas contratan a los terceros algunas actividades que no tiene un papel estratégico. Ejemplo: limpieza de las instalaciones de la empresa.

Para que una contratación externa sea exitosa debe estar en armonía con las metas, objetivos, plan estratégico y visión de la empresa. También debe considerarse detalladamente la selección y relación con el proveedor.

La contratación externa debe ser estratégica, no debe centrarse solamente en necesidades especificas. Es decir, debe mejorar en forma significativa y sistemática los resultados.

Al mismo tiempo la gerencia debe aceptar una nueva presencia sobre el control. Ya no puede hacer énfasis en cómo se hacen las cosas, sino en el producto final: qué debe hacerse y cuándo.

Los gerentes deben dejar que sus proveedores realicen el trabajo mediante sus propios procesos y métodos. Es el resultado lo que debe importarle.

El primer paso dentro de un proceso de outsourcing debe ser una evaluación de las necesidades de la empresa. Para ello preguntarse:

¿Cuáles son las metas que pretende alcanzar mediante la contratación externa?

Opciones disponibles

Beneficios de la opción recomendada costos

Análisis de vulnerabilidad de suposiciones básicas

Riesgos

Seguidamente deben definirse los parámetros del proyecto estableciendo las siguientes comparaciones:

Una clara diferenciación entre las responsabilidades del proveedor y la empresa

Un método de medición del éxito del programa
Una definición de la relación con el proveedor

Finalmente una vez tomada la decisión de realizar la contratación externa la empresa debe seguir los siguientes pasos:

Crear un plan operacional, es decir una serie de instrucciones que le indiquen al proveedor lo que se espera que haga.

Establecer objetivos por escrito

Determinar proveedores potenciales

Realizar una solicitud de propuestas (o cotizaciones )

Evaluar las respuestas de los proveedores

Identificar y entrenar al personal que supervisará el contrato

Manejar la transición hacia el nuevo esquema de contratación

Aspectos legales:

Es una herramienta sumamente importante para prever las posibles situaciones que podrían surgir, y predetermina una respuesta basada en la relación entre las partes.

El contrato debe ser lo suficientemente flexible para incluir cambios no previstos. Adicionalmente debería describir el proceso que la empresa usará para el análisis de resultados.

Existen leyes que afectan la relación entre la empresa y los proveedores contratados externamente, por lo que debe definirse adecuadamente los parámetros legales a utilizar.

Recuerde que en el outsourcing no sólo debe aprovechar la experiencia de su proveedor, también debe blindarse contra sus problemas.

Comparación de resultados:

Es muy importante supervisar el éxito del programa de outsourcing se deberá emplear objetivos y estándares claros en la definición del nivel del servicio, para asegurar que el programa se desarrolle de forma satisfactoria.

La clave del éxito en operaciones de contratación externa es la planificación. Sí se definen los resultados que se buscan, se establece un consenso acerca de las metas y se emplea el outsorcing como una forma de mejorar la empresa, no simplemente de disminuir los costos y las responsabilidades, la contratación externa ha de ser una valiosa herramienta para mejorar su competitividad.